Comment gérer avec succès une équipe à distance

L’externalisation présente de nombreux avantages, mais lorsqu’il s’agit de gérer une équipe à distance, vous devez faire preuve de prudence et de discrétion. La raison principale est que vous ne pouvez pas voir les membres de l’équipe en chair et en os, et donc, le niveau d’interaction est moindre par rapport au travail dans le même bureau.

Si vous cherchez à tirer parti des avantages de l’externalisation, le succès réside dans la réduction des inconvénients et l’optimisation des avantages de l’externalisation. Il existe différents types de main-d’œuvre : interne (toute l’équipe travaille depuis votre bureau), hybride (collaboration entre l’équipe interne et l’équipe distante) et distante (provenant de diverses zones géographiques, en fonction de la nature du projet et de l’expertise requise).

1. Technologie de vidéoconférence

La brillance technologique est très importante si vous voulez gérer efficacement une équipe à distance. Lorsque vous ajoutez de nouveaux membres à l’équipe, vous pouvez les inviter à une vidéoconférence, qui vous permettra de présenter le nouveau membre au reste de l’équipe et de lui faire faire une visite virtuelle du bureau.
Cette étape peut également être suivie de courriels et d’appels téléphoniques destinés à faire connaissance, afin de faire correspondre les fréquences entre les membres de l’équipe. Poursuivez cette collaboration en organisant des réunions régulières chaque semaine, afin qu’ils puissent trouver des moyens de travailler ensemble de la manière la plus efficace possible. Des réunions d’équipe régulières et programmées peuvent donner aux travailleurs à distance le sentiment de faire partie de l’équipe. Une fois que le sentiment d’aliénation disparaît, ils se sentent connectés, en permanence.

2. Des gestionnaires de programmes talentueux pour repérer les compétences

Engagez un gestionnaire de programme compétent et expérimenté qui peut facilement gérer des équipes distantes. Il doit être capable de repérer les compétences et de répartir les tâches en conséquence. Les membres de l’équipe et le chef de projet ne doivent pas être invisibles l’un pour l’autre, l’équipe s’inquiétant du sentiment « hors de vue, hors d’esprit ». Et pendant tout ce temps, le chef de projet se bat avec l’inquiétude concernant la productivité de l’équipe. Si la technologie est bonne et continue, le chef de projet ne doit pas s’inquiéter de ne pas être en mesure de superviser physiquement ce qui se passe et comment le projet avance. Toutefois, il est important de fixer des objectifs et d’évaluer leur travail de temps à autre, afin que les dirigeants puissent mesurer avec précision les performances des membres de leur équipe. Cependant, le manager doit être plus organisé car il a affaire à une équipe qui ne fonctionne pas comme une équipe traditionnelle. Ils peuvent provenir de cultures différentes, travailler à des heures différentes, il est donc important de créer un sentiment de travail d’équipe et de communauté pour les gérer efficacement. Il est important de traiter chaque membre de l’équipe à distance de manière cohérente.

3. N’engagez que les bonnes personnes ayant les bonnes caractéristiques.

Travailler à domicile est facile, mais travailler avec engagement ne l’est pas, car les distractions viennent de toutes parts. Il faut du tact pour trouver des personnes capables de travailler de manière productive à domicile. Ils aiment travailler de manière ciblée et respectent les délais. Si vous pouvez trouver des personnes qui sont « autodidactes », vous avez déjà fait la moitié du travail, car vous pouvez trouver chez elles les traits et les compétences suivants

- Fiabilité
- Organisé
- Collaboration
- Compétences en communication
- Capacité d’adaptation aux exigences de l’entreprise
- Expérience dans la priorisation des travaux
- Sera motivé(e)
- Posséder une éthique de travail louable

Soyez attentif lors du recrutement des recrues et évaluez leurs compétences linguistiques en communiquant par différents moyens comme Skype, le téléphone et le courrier électronique. Chacun de ces supports mettrait en évidence les différents modes de communication et illustrerait la capacité d’une personne à former des phrases et à écrire de manière cohérente. Les courriers seraient une indication parfaite de la qualité (et de la fréquence) de la réponse de la personne à l’avenir. L’appel téléphonique est important car il met en valeur les compétences verbales de la personne et son utilisation de la prononciation.

4. Maintenir des lignes de communication ouvertes

Il est important d’assurer la communication entre l’équipe à distance et l’équipe de votre bureau. Les idées ou les changements de plans doivent être communiqués instantanément par des chats, des e-mails ou des moyens téléphoniques quotidiens.

Encouragez votre équipe à distance à être innovante et incitez-la à proposer de nouvelles idées. Veillez à ce que vous soyez informé chaque jour de l’avancement du projet et à ce que vos attentes soient claires. Être attentif à la façon dont les choses fonctionnent lorsque votre équipe est à distance résout la moitié des problèmes, et fixer des objectifs réalistes. Être attentif implique de savoir quand travailler, quelles lignes de communication doivent rester ouvertes, quand entamer le dialogue avec l’équipe, comment annoncer les vacances (les gens ont des cultures et des croyances différentes).

Voici un petit conseil sur la manière d’utiliser les différents canaux de communication :

Courriels – Lorsque vous souhaitez communiquer quelque chose qui doit être enregistré officiellement.
Chats – Whatsapp ou Hangouts peuvent être utilisés pour les discussions de groupe et les discussions informelles entre les membres.
Skype – Lorsque vous devez discuter d’un sujet avec les membres de l’équipe et que vous avez besoin de leur contribution directe ; les discussions Skype peuvent prendre beaucoup de temps si le besoin persiste.
Téléphone – Lorsque vous voulez communiquer quelque chose très rapidement, et que la saisie prend du temps, assurez-vous également que le message est clairement communiqué. Le ton de la voix permet de communiquer beaucoup de choses.

5. Faites bénéficier les employés de la vue d’ensemble.

Souvent, les employés distants se trouvent à l’extrémité réceptrice et ne peuvent pas avoir une vue d’ensemble du projet. Même si chaque membre de l’équipe travaille à un objectif à long terme, il a tendance à s’isoler parce qu’il n’a aucune idée de la manière dont l’ensemble du projet est censé se dérouler. Des sites web comme Trello ou des applications comme Cove seraient utiles pour dresser la liste des objectifs à court et à long terme de l’équipe, puis pour préciser les missions de chacun. Ainsi, toute l’équipe saura sur quoi l’autre travaille.

Pensées de clôture

Le travail à distance est une excellente solution pour engager les meilleurs talents du secteur, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. En outre, elle peut également réduire le temps de trajet, de sorte que les employés peuvent effectuer des heures plus productives. Une bonne gestion du travail garantit que les employés sont en meilleure santé, plus heureux et plus productifs.

Le succès d’un cadre de travail virtuel peut être assuré si vous communiquez à l’équipe ce que l’on attend d’elle. Il est donc important de formuler les buts et les objectifs à tous les travailleurs à distance afin qu’ils reçoivent le message comme prévu. Et lorsque vous organisez des réunions en ligne (qui doivent être plus régulières que les réunions traditionnelles au bureau), adressez-vous à chaque employé par son nom et donnez-lui la possibilité de soulever des questions ou de poser des doutes. De cette façon, toute ambiguïté concernant le projet peut être atténuée.

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A propos de l’auteur : Reema travaille comme Thought Leader chez PHPBabu.

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