Gestion de projet avec Trello
Trello est un outil merveilleux, un rêve devenu réalité pour beaucoup. Que diriez-vous d’avoir un tableau blanc avec des post-it dessus ? Un tableau blanc que vous pouvez transporter partout où vous allez. Il vous accompagnera sur votre lieu de travail, pendant votre voyage, au restaurant, partout. Vous pouvez gérer tous vos projets, voir qui y travaille à tout moment de la journée, observer les modifications apportées aux « post-it » au fur et à mesure, et ainsi de suite. Tout cela, et bien d’autres choses encore, résume ce qu’est Trello.
Il s’agit d’un outil de gestion de projet qui fonctionne comme un post-it en ligne. L’objectif est de faire en sorte que tous les membres du projet soient sur la même longueur d’onde, que chacun sache ce que fait l’autre et qu’ils puissent agir en conséquence. Cela permet de maintenir des niveaux de production extrêmement élevés. L’application de gestion de projet est un système de tableaux, de listes et de cartes qui aiderait les membres de l’équipe à garder une trace les uns des autres. Voici la structure de base de cet outil :
- Planches – Une planche est un projet sur lequel une équipe travaille. Seuls les membres ajoutés au conseil peuvent voir ce projet particulier. Ils peuvent également contrôler les tableaux, les utiliser pour envoyer des messages aux autres membres de l’équipe, s’ajouter et ajouter d’autres membres aux cartes, entamer des conversations, envoyer des fichiers en pièces jointes et créer des listes de contrôle.
- Listes – Le tableau sera un peu encombrant s’il est laissé tel quel. Il est donc divisé en listes, ce qui permet de les classer parmi les exigences. La liste représente également l’état du projet – en cours, terminé, etc.
- Carte – Vous pouvez encore découper le tableau en cartes qui peuvent être ajoutées, déplacées, modifiées et supprimées. Cela le rend très flexible et permet de représenter un élément spécifique du projet. Selon qui travaille quoi au sein du conseil, les modifications apportées aux cartes permettraient de maintenir la transparence du projet. Vous pouvez également joindre des fichiers et des images, ajouter des membres, des étiquettes, des dates d’échéance et des délais, assigner des membres, des listes de contrôle, etc.
Il s’agit d’une compréhension de base des différents aspects du tableau Trello. Les principaux défis auxquels la plupart des entreprises sont confrontées lorsqu’elles travaillent sur un projet sont le brainstorming, la programmation des tâches et l’orchestration des éléments mobiles. Ceux-ci sont stressants, sans rien pour les soutenir. Si vous avez l’intention d’utiliser Trello, voici quelques moyens incroyables de le faire :
1) Organisez vos tâches pour la journée
Les tâches de la journée peuvent vraiment devenir encombrantes si vous n’avez pas quelque chose sur quoi vous appuyer. Grâce à cette application, vous pouvez avoir une vue d’ensemble de la journée, de la semaine, du mois, de l’année, etc. Planifiez votre projet en fonction de l’outil, et ne ratez jamais une échéance. Améliorez encore les capacités du conseil en gérant des blocs de temps pour les différentes parties de la journée afin de le rendre plus facile.
2) Gérer un projet en cours
Comme nous l’avons expliqué précédemment, Trello est un outil de collaboration qui permet de gérer les projets en cours sur lesquels vous et votre équipe travaillez. Vous pouvez ajouter des personnes, des dates d’échéance, suivre l’avancement du projet, inviter d’autres personnes et vous tenir au courant de ce qui se passe dans votre projet à tout moment de la journée. Et, en temps réel. Ce qui signifie que lorsque quelqu’un apporte des modifications à l’une des cartes, vous pouvez le voir immédiatement.
3) Un meilleur moyen de revenir à votre projet
Trello offre la possibilité de réfléchir aux activités des projets précédents en mode rétrospectif. De nombreux chefs de projet utilisent cet outil pour les réunions de rétrospective, notamment pour les équipes distantes. Il n’est donc pas nécessaire d’écrire des notes aux membres, car cela pourrait s’avérer fastidieux à long terme et vous pourriez même manquer quelqu’un.
4) Visibilité de l’ordonnancement
La tâche du chef de projet est de coordonner le projet et de s’assurer que chaque membre est tenu au courant. Si vous avez un calendrier global et des réunions récurrentes, il serait bon de les noter toutes dans Trello, au lieu de les épingler dans le tableau d’affichage. En marquant les membres importants, vous vous assurez qu’ils reçoivent les messages.
5) Un rappel utile de la mémoire
Trello est également idéal pour les tâches personnelles. Vous pouvez noter des points lorsque vous commencez un nouveau projet, un peu comme une liste de choses à faire que vous pouvez garder privée. Vous pouvez planifier des événements personnels et officiels sous forme de cartes, de sorte que vous pouvez y revenir à tout moment et les vérifier.
L’outil collaboratif facilite les réunions avec les clients
Travailler avec plusieurs clients à la fois est toujours un défi, car vous devez suivre leurs demandes, garder trace de leurs idées et suggestions et y donner suite. Chaque client peut se voir attribuer un tableau, où il peut visualiser la réussite du projet. Vous pouvez choisir de les faire passer en mode « observateur » (où le client ne sera autorisé qu’à poster des « commentaires », et non à effectuer des modifications importantes).
Notez chaque réunion avec les clients dans ces tableaux, ajoutez une liste de recommandations et d’idées, mettez les choses en attente, vérifiez ce qui est nécessaire, faites approuver les nouvelles idées de travail, les contributions des collègues de travail, discutez en profondeur du projet, etc. C’est beaucoup mieux que le courrier électronique, où les risques de perdre le fil de la conversation sont beaucoup plus faciles.
Idéal pour la planification Calendriers éditoriaux
Un ajout récent pour le tableau Trello serait le calendrier éditorial que vous pouvez utiliser pour les activités de marketing de contenu. Des sites web comme Mashable et ReadWrite utilisent ce tableau pour planifier leur contenu et leurs blogs. Il est donc parfait pour un usage interne et externe. Les différents membres de l’équipe peuvent connaître le statut de chaque contenu, y compris ce qui est publié, ce qui est en attente de publication, etc. Des étiquettes de couleur pour comprendre les différentes idées et sujets.
Conclusion
L’interface ouverte et le design simpliste de Trello en font un outil très populaire. L’outil utilise le système Kanban, développé par Toyota, pour assurer une performance stable. Il peut également être utilisé pour la gestion de projet agile, si le projet est de petite taille.
L’outil collaboratif serait également une bonne solution pour votre recherche sur les utilisateurs. Vous pouvez sentir toutes vos données dans les tableaux, et les vérifier pour des modèles. En les organisant correctement, vous obtiendrez des résultats surprenants. L’utilisation judicieuse des tableaux vous aidera à générer la transparence et la responsabilité dans tous vos projets. Explorez-le, et sentez la différence. Bonne chance avec Trello-ing !
Articles intéressants :
Hubstaff donne des conseils sur la façon d’utiliser Trello
Plus d’informations sur cet outil de gestion de projet sur WPCurve
Flickr.com / Rosenfeld / Science Cafe / Matthew
A propos de l’auteur : Reema travaille comme Thought Leader chez PHPBabu.
