Gestione dei progetti con Trello

Gestione dei progetti con Trello

Trello è uno strumento meraviglioso, un sogno che diventa realtà per molti. Che ne dite di una lavagna con dei post-it? Una lavagna bianca da portare sempre con sé. Potrete portarlo con voi sul posto di lavoro, durante i viaggi, al ristorante, ovunque. È possibile gestire tutti i progetti, vedere chi ci sta lavorando in ogni momento della giornata, osservare le modifiche apportate ai “post-it” man mano che vengono effettuate e così via. Tutto questo e altro ancora riassume l’essenza di Trello.

È uno strumento di gestione dei progetti che funziona come un post-it online. L’obiettivo è mantenere tutti i membri del progetto sulla stessa pagina, in modo che ognuno sappia cosa sta facendo l’altro e possa muoversi di conseguenza. In questo modo i livelli di produzione rimangono estremamente elevati. L’app per la gestione dei progetti è un sistema di schede, elenchi e carte che aiutano i membri del team a tenere traccia l’uno dell’altro. Ecco la struttura di base di questo strumento:

  • Schede – La scheda è un progetto a cui sta lavorando un team. Solo i membri aggiunti alla scheda possono vedere quel particolare progetto. È inoltre possibile controllare le lavagne, utilizzarle per inviare messaggi ai colleghi, aggiungere se stessi e altri membri alle schede, avviare conversazioni, inviare file come allegati e creare liste di controllo.
  • Elenchi – La scheda sarà un po’ ingombrante se lasciata così com’è. Quindi è suddiviso in elenchi, che li categorizzano tra i requisiti. L’elenco rappresenta anche lo stato del progetto: in corso, concluso, ecc.
  • Scheda – È possibile suddividere ulteriormente il tabellone in schede che possono essere aggiunte, spostate, modificate e cancellate. Questo lo rende molto flessibile e aiuta a ritrarre un elemento specifico del progetto. A seconda di chi lavora nel consiglio di amministrazione, le modifiche apportate alle carte manterranno il progetto trasparente. È inoltre possibile allegare file e immagini, aggiungere membri, etichette, aggiungere date e scadenze, assegnare membri, liste di controllo ecc.

Si tratta di una comprensione di base dei diversi aspetti della lavagna di Trello. Le sfide principali che la maggior parte delle aziende deve affrontare quando lavora a un progetto sono il brainstorming, la programmazione dei compiti e l’orchestrazione delle parti in movimento. Questi sono stressanti, senza qualcosa che li sostenga. Se avete intenzione di usare Trello, ecco alcuni modi incredibili per farlo:

1) Organizzare i compiti della giornata

Gli impegni della giornata possono diventare davvero gravosi se non si ha qualcosa su cui contare. Attraverso questa applicazione è possibile avere una visione d’insieme dell’intera giornata, settimana, mese, anno, ecc. Pianificate il vostro progetto in base allo strumento e non perdete mai una scadenza. Migliorare ulteriormente le capacità della lavagna mantenendo blocchi di tempo per le diverse parti della giornata, in modo da renderla più semplice.

2) Gestire un progetto in corso

Come spiegato in precedenza, Trello funge da strumento di collaborazione per gestire i progetti in corso a cui voi e il vostro team state lavorando. È possibile aggiungere persone, date di scadenza, monitorare i progressi, invitare altre persone e tenersi informati su ciò che accade nel progetto in qualsiasi momento della giornata. E in tempo reale. Ciò significa che quando qualcuno apporta modifiche a una delle carte, è possibile vederlo immediatamente.

3) Un modo migliore per tornare al proprio progetto

Trello offre l’opportunità di riflettere sulle attività dei progetti precedenti in modalità retrospettiva. Molti capi progetto utilizzano questo strumento per le riunioni retrospettive, soprattutto per i team remoti. In questo modo si elimina anche la necessità di scrivere note ai membri, perché a lungo andare potrebbe risultare macchinoso e si potrebbe anche perdere qualcuno.

4) Visibilità della programmazione

Il compito del project manager è quello di coordinare il progetto e assicurarsi che ogni membro sia tenuto al corrente. Se avete un programma generale e riunioni ricorrenti, sarebbe bene annotarle tutte in Trello, invece di appuntarle in bacheca. Taggando i membri importanti ci si assicurerà che ricevano i messaggi.

5) Un utile strumento di memoria

Trello è ottimo anche per le attività personali. È possibile annotare dei punti quando si inizia un nuovo progetto, come una lista di cose da fare che si può tenere privata. È possibile pianificare eventi personali e ufficiali sotto forma di schede, in modo da poter tornare indietro in qualsiasi momento e controllarli.

Lo strumento collaborativo aiuta nelle riunioni con i clienti


Lavorare con più clienti alla volta è sempre impegnativo, perché bisogna stare al passo con le loro richieste, tenere traccia delle loro idee e dei loro suggerimenti e lavorare su di essi. A ogni cliente può essere assegnata una scheda, dove può visualizzare il successo del progetto. Si può scegliere di averli in modalità Osservatore (dove il cliente potrà solo inviare “commenti” e non apportare modifiche serie).

Annotate ogni incontro con i clienti in queste lavagne, aggiungete un elenco di raccomandazioni e idee, mettete le cose in coda, controllate ciò che è necessario, ottenete l’approvazione di nuove idee di lavoro, i contributi dei colleghi, approfondite discussioni sul progetto, ecc. Questo è molto meglio dell’e-mail, dove è molto più facile perdere il filo della conversazione.

Ottimo per la pianificazione dei calendari editoriali


Una recente aggiunta alla bacheca di Trello è il Calendario editoriale, che può essere utilizzato per le attività di content marketing. Siti web come Mashable e ReadWrite utilizzano questa scheda per pianificare i loro contenuti e blog. È quindi perfetto sia per uso interno che esterno. I diversi membri del team possono capire lo stato di ogni contenuto, compreso quello che è stato pubblicato, quello che è in attesa di essere pubblicato e così via. Etichette colorate per comprendere idee e argomenti diversi.

Conclusione

L’interfaccia aperta e il design semplicistico di Trello lo rendono molto popolare. Lo strumento utilizza il sistema Kanban, sviluppato in Toyota, per fornire una prestazione stabile. Può essere utilizzato anche per la gestione agile dei progetti, se il progetto è di piccole dimensioni.

Lo strumento collaborativo sarebbe una buona soluzione anche per la ricerca sugli utenti. È possibile visualizzare tutti i dati nelle schede e verificarne gli schemi. Organizzarli correttamente vi darà risultati sorprendenti. L’uso oculato delle schede vi aiuterà a generare trasparenza e responsabilità in tutti i vostri progetti. Esploratelo e sentite la differenza. Buona fortuna con Trello!

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Maggiori informazioni su questo strumento di gestione dei progetti su WPCurve

Flickr.com / Rosenfeld / Science Cafe / Matthew


Informazioni sull’autore: Reema lavora come Thought Leader presso PHPBabu.

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