Prosjektledelse med Trello
Trello er et vidunderverktøy, en drøm som går i oppfyllelse for mange. Hva med å ha en tavle med post-it lapper på? En tavle som du kan ha med deg uansett hvor du går. Den vil være med deg på arbeidsplassen din, under reisen, på restauranten, hvor som helst. Du kan administrere alle prosjektene dine, se hvem som jobber med dem til enhver tid på dagen, se endringer som er gjort i «post-it»-lappene etter hvert som de er ferdige, og så videre. Alle disse og mer oppsummerer hva Trello handler om.
Det er et prosjektstyringsverktøy som fungerer som et post-it-notat på nettet. Målet er å holde alle prosjektmedlemmene på samme side, slik at hver enkelt vet hva den andre gjør, slik at de kan bevege seg deretter. Dette holder produksjonsnivået ekstremt høyt. Prosjektledelsesappen er et system med tavler, lister og kort som vil hjelpe teammedlemmene å holde styr på hverandre. Her er en grunnleggende struktur for dette verktøyet:
- Styrer – Styre er et prosjekt som et team jobber med. Kun medlemmer lagt til i styret kan se det aktuelle prosjektet. Det kan også kontrollere tavlene, bruke det til å sende meldinger til andre teammedlemmer, legge til seg selv og andre medlemmer på kortene, starte samtaler, sende filer som vedlegg og lage sjekklister.
- Lister – Brettet vil være litt tungvint når det står som det er. Så det er delt inn i lister, som vil kategorisere dem blant krav. Listen representerer også status for prosjektet – pågående, ferdigstilt osv.
- Kort – Du kan kutte ned brettet ytterligere til kort som kan legges til, flyttes, redigeres og slettes. Dette gjør det svært fleksibelt, og hjelper til med å skildre et spesifikt element i prosjektet. Avhengig av hvem som jobber med hva på brettet, vil endringene i kortene holde prosjektet gjennomsiktig. Du kan også legge ved filer og bilder, legge til medlemmer, etiketter, legge til forfallsdatoer og frister, tildele medlemmer, sjekklister etc.
Dette er en grunnleggende forståelse av de forskjellige aspektene ved Trello-brettet. Hovedutfordringene som de fleste bedrifter møter mens de jobber med et prosjekt vil være idédugnad, planlegge oppgaver og orkestrere de bevegelige delene. Disse er stressende, uten noe som støtter dem. Hvis du planlegger å bruke Trello, så her er noen utrolige måter å gjøre dem på:
1) Organiser oppgavene dine for dagen
Oppgavene for dagen kan virkelig bli tungvinte hvis du ikke har noe å stole på. Gjennom denne appen kan du få et fugleperspektiv over hele dagen, uken, måneden, året osv. Planlegg prosjektet ditt ved å være avhengig av verktøyet, og gå aldri glipp av en tidsfrist. Forbedre kapasiteten til brettet ytterligere ved å opprettholde tidsblokker for ulike deler av dagen for å gjøre det enklere.
2) Administrer et pågående prosjekt
Som forklart før, fungerer Trello som et samarbeidsverktøy for å håndtere pågående prosjekter som du og teamet ditt jobber med. Du kan legge til personer, forfallsdatoer, spore fremgang, invitere flere personer og holde deg oppdatert på hva som skjer i prosjektet ditt til enhver tid på dagen. Og i sanntid. Det betyr at når noen gjør endringer på et av kortene, kan du se det med en gang.
3) En bedre måte å gå tilbake til prosjektet på
Trello tilbyr muligheten til å reflektere over aktivitetene til de tidligere prosjektene i retrospektiv modus. Mange prosjektledere bruker dette verktøyet til retrospektive møter, spesielt for eksterne team. Dette eliminerer også behovet for å skrive notater til medlemmene, da det kan bli tungvint i det lange løp, og du kan til og med gå glipp av noen.
4) Planlegging av synlighet
Prosjektleders oppgave er å koordinere prosjektet og sørge for at hvert medlem holdes i løkken. Hvis du har en overordnet tidsplan og tilbakevendende møter, vil det være greit å notere dem alle i Trello, i stedet for å feste dem i oppslagstavlen. Merking av viktige medlemmer vil sikre at de mottar meldingene.
5) En nyttig minnejogging
Trello er flott for personlige oppgaver også. Du kan notere ned poeng når du starter et nytt prosjekt, noe som en oppgaveliste som du kan holde privat. Du kan planlegge personlige og offisielle arrangementer i form av kort, slik at du når som helst kan gå tilbake og sjekke dem.
Samarbeidsverktøyet hjelper i kundemøter
Å jobbe med flere kunder om gangen er alltid utfordrende fordi du må følge med på deres krav, holde styr på ideene og forslagene deres og jobbe med dem. Hver klient kan få tildelt et styre, hvor de kan se suksessen til prosjektet. Du kan velge å ha dem i Observer-modus (der klienten kun får lov til å legge inn «kommentarer», og ikke gjøre noen alvorlige endringer).
Legg merke til hvert klientmøte i disse styrene, legg til en liste med anbefalinger og ideer, sett ting i kø, sjekk hva som trengs, få godkjenning for nye arbeidsideer, bidrag fra medarbeidere, gå inn i dype diskusjoner om prosjektet etc. Dette er mye bedre enn e-posten, hvor sjansene for å miste tråden i samtalen er mye lettere.
Flott for planlegging av redaksjonelle kalendere
Et nylig tillegg for Trello-styret ville være den redaksjonelle kalenderen som du kan bruke til innholdsmarkedsføringsaktiviteter. Nettsteder som Mashable og ReadWrite bruker denne tavlen til å planlegge innhold og blogger. Derfor er den perfekt for både intern og ekstern bruk. Ulike teammedlemmer i styret kan forstå statusen til hvert innhold, inkludert hva som publiseres, hva som venter på å bli publisert og så videre. Fargede etiketter for å forstå ulike ideer og emner.
Konklusjon
Det åpne grensesnittet og den forenklede designen til Trello gjør den veldig populær. Verktøyet bruker Kanban-systemet, utviklet i Toyota for å gi en stabil ytelse. Den kan også brukes til smidig prosjektledelse, hvis prosjektet er lite.
Samarbeidsverktøyet vil også være en god løsning for brukerforskningen din. Du kan føle alle dataene dine i tavlene, og sjekke dem for mønstre. Å organisere dem riktig vil gi deg overraskende resultater. Den fornuftige bruken av styrene vil hjelpe deg med å skape åpenhet og ansvarlighet i alle prosjektene dine. Utforsk det, og kjenn forskjellen. Lykke til Trello-ing!
Interessante artikler:
Hubstaff gir råd om hvordan du bruker Trello
Mer informasjon om dette prosjektstyringsverktøyet på WPCurve
Flickr.com / Rosenfeld / Science Cafe / Matthew
Om forfatteren: Reema jobber som tankeleder ved PHPBabu.
